Poucas sensações são tão frustrantes quanto a de chegar ao fim do dia e perceber que você não fez nada do que precisava ter feito. A falta de produtividade já bateu na porta de muita gente, por isso é preciso saber que a organização e o planejamento são suas principais aliadas ao superar esse problema. Pensando nisso, separamos 4 dicas do livro Produtividade Máxima para você pôr em prática ainda hoje e tornar-se cada vez mais produtivo.
A Pirâmide da Produtividade Máxima
Todas as metodologias de produtividade do livro têm como princípio a Pirâmide da Produtividade Máxima, criada pela autora Tamara Schwambach Kano Myles e inspirada na Hierarquia das Necessidades de Maslow. A Pirâmide de Maslow é uma velha conhecida de quem já estudou psicologia ou administração. Criada em 1943 por Abraham Maslow, ela identifica os cinco níveis de necessidades que o ser o humano deve satisfazer para sentir-se motivado. São eles: 1. Necessidades fisiológicas; 2. Segurança; 3. Afeto/Convívio social; 4. Autoestima e 5. Realização pessoal.
No livro Produtividade Máxima, a pirâmide idealizada pela autora é apresentada da seguinte forma:
Ela segue o mesmo princípio da Pirâmide de Maslow: é preciso dominar os níveis mais baixos da pirâmide antes de partir para os demais, já que as necessidades mais essenciais devem ser tratadas primeiro. O maior equívoco das pessoas que dizem falhar na produtividade é justamente o de tentar cuidar das demandas de um nível mais alto sem antes ter lidado com os níveis anteriores. Nesse momento, é preciso muito autoconhecimento para entender em qual nível da pirâmide você está.
Se você já tentou ser mais produtivo e falhou, provavelmente começou a trabalhar sua produtividade pelo nível errado ou não encontrou um sistema que funcione bem para você. As dicas abaixo podem ser úteis para ajudar você a planejar mais e se organizar melhor, criando uma verdadeira rotina. Confira:
Dica 1: os 3 R’s da organização espacial
Um ambiente bagunçado ou uma mesa caótica são os maiores inimigos da produtividade. Uma pesquisa da National Association of Professional Organizers (EUA) descobriu que o americano médio perde cerca de um ano de sua vida procurando objetos perdidos ou guardados no lugar errado. Já em um estudo realizado em 2011 pelo CareerBuilder, 28% dos empregadores entrevistados se consideraram menos propensos a promover um colaborador que tem a mesa desorganizada.
Isso acontece porque a falta de organização espacial não passa despercebida e demonstra possíveis problemas nas demais áreas de organização. Se você já sabe que é espacialmente desorganizado, comece por aqui.
A regra dos 3R’s é ideal para aqueles que precisam lidar com o acúmulo e a falta de organização de documentos, papéis, livros, correspondências etc. Ela consiste em seguir 3 passos simples: Reciclar, Resolver e Reter.
Recicle tudo de que não vai mais precisar. Tudo que for para essa pilha será descartado. Essa etapa é a mais crucial para que você não volte a acumular papelada desnecessária e para não perder tempo nas próximas etapas, classificando papéis dos quais você nem precisará.
Resolva todos os documentos que estiverem com algum tipo de pendência. Pode ser uma conta ainda a vencer ou um convite que necessita de RSVP. Separe-os numa pilha e faça uma lista de providências, incluindo cada um como uma tarefa em sua lista de afazeres.
Retenha tudo aquilo que você precisa armazenar, mesmo que não exijam alguma ação imediata. Aqui entram os extratos bancários, os exames médicos, recibos e outros documentos de que você pode precisar no futuro. Esses são os papéis que você manterá por mais tempo e que irão precisar de uma metodologia de arquivamento, para que você possa encontrá-los com facilidade quando necessário. Encontre o sistema de organização que funcionar melhor para você.
Dica 2: os 6 A’s do processamento de e-mails
Se você excedeu o espaço de armazenamento do seu e-mail ou demora muito tempo buscando mensagens antigas que precisa consultar, é um sinal de alerta para você melhorar sua organização eletrônica. Uma pesquisa recente mostra que as atividades relacionadas ao correio eletrônico consomem, em média, treze horas semanais de trabalho de cada colaborador. Esse número é preocupante para aqueles que querem ser mais produtivos. Para driblar esse problema, conheça o sistema dos 6A’s:
Acessar: é aqui que você define os momentos do seu dia em que irá acessar seu e-mail. Fazê-lo em horários pré-determinados vai permitir que você aproveite melhor sua jornada de trabalho. Em geral, checar sua caixa de entrada quatro vezes por dia costuma ser suficiente. Escolha os momentos mais propícios de acordo com sua rotina e comece.
Agrupar: reúna seus e-mails da forma que fizer mais sentido para você. Crie regras e pastas para que suas mensagens organizem-se automaticamente logo que chegarem até você.
Analisar: uma lida rápida ajuda você a identificar o assunto do e-mail e decidir o que deve ser feito com ele. Analise antes de fazer qualquer ação.
Apagar: após a análise, delete tudo aquilo que não faz sentido manter. Cancele assinaturas de listas pelas quais você não tem mais interesse.
Agir: aqui a intenção é lidar com cada e-mail apenas uma vez, sempre que possível. Se a ação for simples, como encaminhar ou responder a uma mensagem, cuide dela com rapidez.
Arquivar: ações mais complexas, como mensagens que exigem alguma providência, devem ser registradas para não serem esquecidas. Esse é o momento de arquivar o e-mail para lidar com ele depois.
Dica 3: os 3 P’s do gerenciamento do tempo
Planejar, priorizar e produzir. Isso é tudo de que você precisa para gerenciar seu tempo e ter de volta sua produtividade máxima.
Planejar: é o momento de identificar tudo o que você quer e precisa fazer. Escolha o que deve ser feito, elimine o que decidir não fazer, adie algumas atividades e delegue tarefas que outras pessoas podem fazer. Planejar é ter consciência de que você não poderá fazer tudo e, a partir disso, gerenciar suas decisões.
Priorizar: defina o que fazer por ordem de importância. As atividades importantes são as mais significativas e valiosas, porque impactam diretamente nos seus objetivos. As atividades urgentes são aquelas que exigem atenção ou ação imediatas, mas não se associam às suas metas.
Produzir: é chegada a hora de cumprir com o que foi planejado. Você já sabe o que deve ser feito, basta executar. Lembre-se de que feito é melhor do que perfeito, deixe a procrastinação de lado, fuja das distrações e coloque a mão na massa. Dividir as atividades maiores em pequenas tarefas e ir cuidando de uma de cada vez pode ajudar.
Dica 4: os objetivos SMART
Qual é o seu propósito? Quais são seus objetivos e suas metas? Onde você quer chegar? É muito importante ter as respostas para essas perguntas, seja na sua vida profissional, seja na sua vida pessoal, pois são elas que vão guiá-lo pelo trajeto.
Os objetivos SMART são uma maneira de converter cada uma das suas metas em ações mais viáveis e mais práticas de serem realizadas. Um objetivo SMART deve ser Específico (Specific), Mensurável (Measurable), Alcançável (Attainable), Relevante (Relevant) e Oportuno (Timely).
Para isso, pegue um objetivo comum, como ter 1.000 clientes no seu e-commerce e transforme-o em um objetivo SMART: aumentar em 35% o número de clientes no seu e-commerce, chegando aos 1.000 clientes até o fim do ano. Depois dessa definição, trace tarefas para que a meta seja cumprida.
Essas são apenas algumas das dicas do livro Produtividade Máxima que achamos mais úteis. Lembre-se de que a produtividade é, antes de tudo, uma questão de autoconhecimento. Entender sua própria forma de trabalhar, seus horários mais produtivos e os sistemas que funcionam para você vão levá-lo ainda mais longe. Basta começar.
