Está sentindo que sua produtividade no trabalho diminuiu? Já chegou ao fim de um dia de trabalho e sentiu que não produziu nada?
Ou resolveu ficar uma horinha a mais no trabalho e acabou fazendo mais do que fez o dia inteiro?
Se você respondeu “sim” para pelo menos uma dessas perguntas, é bem provável que esteja precisando de uma mãozinha para gerenciar melhor seu tempo e ser mais produtivo.
Confira dicas de ferramentas e metodologias práticas que vão ajudar você a aumentar sua produtividade no trabalho.
Afinal, o que é produtividade?
Primeiro é preciso fazer uma reflexão importante: o que é produtividade para você?
O conceito de produtividade é bem relativo, porque pode significar diferentes coisas para diferentes pessoas.
Para uns, ser produtivo é fazer mais em menos tempo. Para outros, produtividade é saber priorizar as tarefas mais importantes e focar em realizá-las.
Não importa qual é o significado de produtividade para você, é preciso ter uma verdade simples em mente: ser produtivo não é fazer tudo.
Com a velocidade com que as coisas vêm acontecendo no mundo e a quantidade de afazeres para lidar no dia a dia, seja na vida profissional, seja na vida pessoal, tem sido cada vez mais difícil terminar o dia com todas as tarefas da lista riscadas.
Querer lidar com tudo, especialmente ao mesmo tempo, pode acabar causando frustração e deixando você desmotivado.
Sua produtividade e a forma como você gasta seu tempo vão depender muito dos seus objetivos, então foque neles. Todo o processo vai ficar mais fácil.
6 metodologias para aumentar sua produtividade no trabalho
Na busca pela produtividade, é preciso testar, testar e testar de novo!
Mas testar o quê? Diversas metodologias.
Se você já tentou todas as dicas possíveis e continua sem conseguir se organizar e gerenciar bem seu tempo, quer dizer que você ainda não achou a metodologia certa para você.
As pessoas funcionam de forma diferente, por isso o que funciona muito bem para o seu colega pode não dar certo para você.
Esses são alguns dos métodos mais famosos para alcançar a produtividade:
Método SMART
Como já falamos, sua produtividade tem relação direta com os seus objetivos e metas.
Pensando nisso, o método SMART traz uma espécie de checklist de requisitos que um objetivo bem definido precisa cumprir.
Uma meta SMART deve ser Específica (Specific), Mensurável (Measurable), Alcançável (Attainable), Relevante (Relevant) e Oportuno (Timely).
Isso vai tornar seus objetivos menos vagos, mais tangíveis e mais fáceis de serem realizados.
Para transformar uma meta comum em uma meta SMART, faça assim: em vez de almejar ter 500 visitas à sua loja física, busque aumentar em 50% o número de clientes que visitam a sua loja física por mês até o fim do ano.
Viu como a meta mudou e preencheu todos os itens do checklist? Agora é só traçar as tarefas do plano de ação para esse objetivo e começar a brincadeira.
Técnica de Pomodoro
Você provavelmente já ouviu falar nesse método, que se resume a dividir o trabalho em blocos de tempo de extremo foco.
Funciona assim: você lista as atividades do dia e depois começa a trabalhar por 25 minutos ininterruptos. Concluindo ou não as tarefas, acompanhe o que foi feito e descanse por 5 minutos. Depois repita.
Cada 25 minutos de trabalho + 5 minutos de pausa é considerado um pomodoro. Após 4 pomodoros, você deve fazer uma pausa maior, de até 30 minutos. Aí outro ciclo se inicia.
A ideia é dividir tarefas complexas em afazeres menores, concentrar-se bem durante um período de tempo e depois ganhar um tempo de descanso como recompensa.
Getting Things Done (GTD)
O método GTD foi criado por David Allen e se baseia em cinco etapas para a execução de tarefas:
Capturar
Esvazie sua mente e encha uma agenda. A ideia aqui é tirar todas as atividades da sua memória e registrar em um caderno, computador ou qualquer outra ferramenta mais confiável.
Esclarecer
É o momento de definir o que fazer, baseado no passo anterior. Avalie o que só depende de você e o que não, quais tarefas você já pode começar etc.
Organizar
É importante ter todas as tarefas e informações necessárias à sua realização à vista e bem organizadas para facilitar o acesso.
Refletir
Hora de revisar o sistema e as informações, atualizar o que ainda faz sentido manter e descartar o que não faz.
Engajar
Momento de colocar em prática e executar com significado. Todas as etapas anteriores são cruciais para que essa flua da melhor maneira.
Kanban
Essa é uma das metodologias mais práticas e mais conhecidas.
Ela consiste em um quadro com divisões em, pelo menos, três categorias básicas: a fazer, fazendo e feito.
Nesse quadro, as atividades são espalhadas em post-its ou cartões conforme seu status.
Algumas pessoas customizam com outras classificações, como “em aprovação”, “demandas em stand by” ou como melhor se adaptar a cada realidade.
A vantagem de usar post-its é a facilidade com que alterações, descartes ou mudanças de status podem ser feitas e comunicadas a todo o time, já que o quadro fica à vista de todos.
Princípio de Pareto
A regra de 80/20 diz que 80% dos resultados vêm de apenas 20% dos esforços.
Para aplicá-lo ao seu trabalho, basta focar 20% do seu tempo e da sua produtividade nas atividades que realmente trazem mais retorno para sua função ou seu negócio.
Essa é uma ótima forma de entender de onde vêm seus principais resultados e de priorizar as demandas realmente importantes.
Matriz de Eisenhower
Falando em priorização de tarefas, a Matriz de Eisenhower pode ajudar muito nisso.
Ela classifica uma demanda como importante, urgente, não importante e não urgente.
A partir disso, a matriz gera os seguintes quadrantes para categorizar uma tarefa:
- Importante e urgente: faça agora.
- Importante e não urgente: programe-se para executá-la em breve.
- Não importante e urgente: delegue para outra pessoa.
- Não importante e não urgente: descarte-a.
5 ferramentas para aumentar sua produtividade no trabalho
Google Drive
Já parou para pensar em quanto tempo você acaba perdendo com tarefas simples como pedir a opinião dos colegas sobre determinado trabalho?
O que era para ser algo rápido muitas vezes vira um vai e volta de opiniões e informações.
O Google Drive é uma ferramenta gratuita que pode facilitar muito esse processo.
Ele permite o compartilhamento de documentos com membros do time, que podem fazer edições em tempo real, enquanto todos acompanham as alterações.
Você também não vai mais perder tempo enviando arquivos pesados para várias pessoas. Basta upar tudo no drive e compartilhar o link com todos os interessados.
Como tudo vai estar salvo na nuvem, você também evita perder algum arquivo por ter esquecido de salvar. Menos retrabalho, oba!
Slack
Com certeza isso já aconteceu com você: abriu o WhatsApp só para falar sobre algo do trabalho com um colega, acabou se distraindo com alguma outra conversa e começou a procrastinar o que ia fazer.
O Slack é uma ferramenta de comunicação corporativa que pode ajudar a evitar essa situação.
Nele, é possível criar um domínio de acesso apenas com as pessoas do seu trabalho e criar vários canais de comunicação, em grupo ou privados.
Dá para trocar mensagens, compartilhar arquivos e fazer chamadas de voz. Basicamente, tudo que o WhatsApp já faz, mas com foco no seu trabalho.
É uma ótima forma de evitar as tentações.
Trello
O Trello é uma das muitas ferramentas de gestão de tarefas disponíveis na internet.
Ele utiliza a metodologia Kanban e permite que os quadros e cartões sejam geridos de forma digital por todos os membros de um time.
É possível colocar prazos e alertas de lembrete para cada tarefa, delegar responsáveis, compartilhar arquivos e muito mais.
É ótimo para concentrar todos os afazeres em um só local, acompanhar rapidamente o status de cada demanda e ter uma visualização macro de tudo que precisa ser realizado.
Tomato Timer
O Tomato Timer é um cronômetro on-line para utilizar a Técnica de Pomodoro de maneira muito prática.
Ele já vem com os tempos programados: 25 minutos para o Pomodoro, 5 minutos para um intervalo curto e 10 minutos para uma pausa longa.
Os botões tornam a navegação mais fácil. Com um clique é possível iniciar, parar ou resetar o contador.
RescueTime
A pior sensação é a de ver que o dia chegou ao fim e não saber como você gastou as horas do seu dia, já que nem viu o tempo passar.
Será que você está passando tempo demais naquela rede social? Ou perdeu a noção do tempo enquanto falava com alguém no bate-papo?
A proposta do RescueTime é monitorar seu uso do computador, gerando relatórios detalhados de onde e como você gastou sem tempo on-line.
Entender melhor seus próprios hábitos e visualizar quais mudanças você precisa fazer no seu comportamento é uma ótima forma de aumentar sua produtividade no trabalho.
Gostou deste post? Confira também 4 dicas do livro Produtividade Máxima para pôr em prática hoje.
