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Gestão do tempo para viagens corporativas

Gestão do tempo para viagens corporativas: 5 dicas para se organizar

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A gestão do tempo para viagens corporativas é apenas um dos pontos a se considerar quando se trata de viajar a trabalho.

Não é raro encontrar profissionais ou empresas que têm dificuldade em se organizar, planejar e economizar tempo e recursos na hora de fazer uma reunião em outra cidade ou país.

O grande ponto é que muitos desses profissionais ainda têm dúvidas sobre como fazer uma viagem sem perder tanto tempo e como esse gerenciamento pode trazer impactos positivos até mesmo para os negócios.

Esse também é o seu caso? Fique tranquilo, continue lendo e veja 5 dicas valiosas:

#1: Adote uma agenda de compromissos (física ou virtual)

Acredite, adotar uma agenda de compromissos pode mudar completamente a sua vida.

Afinal, é nela que você verá todos os seus horários, compromissos, reuniões importantes, contatos úteis e tudo o que for necessário para planejar sua viagem.

Caso você não seja do tipo que gosta de andar com um caderno ou não quer aumentar o peso da sua bagagem, também vale adotar uma agenda virtual, como o Google Agenda, iCloud Calendar ou Outlook Calendar.

Desta forma, todos os seus dados mais importantes estarão na palma da sua mão e ficará bem mais fácil de se organizar.

Veja algumas dicas para usar a sua agenda da melhor maneira:

  • limite-se a colocar na agenda sempre o que for mais relevante, evitando escrever tudo o que vier à cabeça;
  • faça um sistema de cores ou símbolos para saber compromissos adiados, cancelados ou que já aconteceram;
  • planeje o máximo que puder com antecedência. Se você ficou sabendo hoje que vai viajar amanhã, tente colocar logo na sua agenda todos os compromissos para os próximos dias, incluindo horário de voo, check-in e check-out e tempo de duração de reuniões ou eventos;
  • se utiliza Google Agenda ou outro tipo de agenda virtual, sempre envie o invite para os outros participantes das reuniões, desta forma você pode se resguardar de qualquer atraso ou falhas na comunicação. 

#2: Antecipe as suas decisões mais importantes

Vai precisar se deslocar do hotel pra algum outro lugar? Ou um translado do aeroporto para a hospedagem?

Programe o aluguel de um carro ou agende um uber com antecedência, desta forma você evita imprevistos de última hora, evita perder tempo esperando e otimiza a sua viagem.

Lembre-se: o bom planejamento é o pai de todas as economias, inclusive a do seu tempo.

Por isso, sempre é bom se preparar e antecipar as suas decisões mais importantes. Veja as dicas:

  • utilize bem as suas horas ociosas em salas de espera ou em trânsito para responder e-mails, escrever, assinar documentos ou fazer apresentações e relatórios importantes;
  • reserve a sua hospedagem em hotéis que estejam localizados em áreas estratégicas, para que você gaste menos tempo em deslocamentos e esteja próximo de tudo;
  • verifique os horários de pico da região para onde você vai viajar e decida se vale a pena mudar os horários das reuniões e utilizar esses momentos ociosos para adiantar outros trabalhos, fazer ligações ou outras atividades importantes.

#3: Calcule cada hora que será gasta durante a viagem

Malas prontas para a viagem. Passagem e hospedagem comprada. Reuniões agendadas. Tudo certo!

Mas você sabe realmente quanto tempo vai gastar em cada uma dessas etapas? Aposto que você não pensou nisso.

Trabalhar com a previsão de horas que você vai gastar é mais um ponto a favor da sua organização. Com isso é possível dividir as tarefas mais longas e as mais rápidas e equilibrar o seu tempo durante a viagem.

Por exemplo: defina se é preciso de uma manhã inteira para aquela reunião importante ou apenas 1 hora já é suficiente.

Estar ciente de cada hora gasta durante a sua viagem é importante para fazer uma análise após ela e conferir se o que foi planejado foi cumprido e melhorar os planejamentos das próximas viagens.

#4: Escolha bem a localização do seu hotel

Durante uma viagem corporativa, o hotel torna-se o seu escritório e também a sua casa.

Por isso, se hospedar em um local centralizado e perto de tudo que é importante, pode ajudar a minimizar problemas de locomoção e otimizar a gestão do seu tempo.

Como você já se planejou e sabe exatamente quanto tempo vai gastar em cada uma das etapas da sua viagem, o que vai fazer e para onde deve ir, é importante se hospedar perto dos locais onde você possui compromissos marcados, de vias rápidas de transporte ou com acesso fácil a tudo o que for importante para a sua viagem.

Grandes cidades costumam ter hotéis bem localizados, mas caso você viaje para uma cidade pequena, procure o hotel mais próximo que você puder.

#5: Esteja preparado para qualquer imprevisto

Até agora falamos sobre a importância de se planejar para uma viagem corporativa e como isso pode otimizar o seu tempo.

No entanto, como nem tudo é perfeito, as coisas podem sair totalmente fora do que foi previsto. O que fazer?

Como contratempos são bastante comuns, também é importante contar com todos os possíveis problemas durante o seu planejamento.

Por isso, deixe sempre uma folga de horários para suprir problemas, como grandes atrasos, chuvas e tempestades ou muito trânsito.

Aproveite para sempre conferir o clima do local para onde você vai viajar, baixar aplicativos para conferir como anda o trânsito e fique atento a horários e suas margens de erros.

Além disso, é importante estar preparado para eventualidades que possam atrapalhar toda a viagem, como voos cancelados, voos atrasados ou mesmo o extravio de bagagem, afinal são problemas que geram grande estresse e necessitam de algumas horas para serem corrigidos.

Uma boa alternativa é estar por dentro dos seus principais direitos como consumidor e sempre ficar preparado para possíveis problemas.

Gostou deste artigo? Aproveite para conferir também as melhores dicas para organizar uma viagem corporativa. Boa leitura!

Artigo produzido por Aryane Teixeira, Analista de Marketing na Resolvvi – startup especializada em ajudar passageiros que tiveram problemas com voos a conseguir uma indenização.

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